Apesar de ser um sistema consolidado e amplamente utilizado, é compreensível que a dúvida sobre o SPED permaneça. Precisamos detalhar alguns aspectos durante o preenchimento e envio, a fim de evitar equívocos.

Neste post, você saberá como proceder para enviar esses documentos. Entenda melhor como o SPED fiscal funciona e saiba como não errar!

O que é o SPED fiscal?

O Sistema Público de Escrituração Digital é uma designação do governo para o sistema de envio de documentos fiscais. A ideia é recolher os tributos com mais facilidade, concentrando tudo em um único ambiente digital.

Anteriormente, era preciso contatar diversos órgãos fiscais, tanto municipais quanto federais para encaminhá-los. O novo processo leva menos tempo e torna as tarefas mais ágeis, especialmente para companhias menores.

Este sistema é de fato a Escrituração Fiscal Digital (EFD), cujo nome mais popular é SPED. No envio de documentos ao fisco, foram incluídos os seguintes tributos:

Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)

Imposto de Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)

Além do SPED fiscal, há também dois desdobramentos relevantes, que são o SPED contábil e a NF-e, que é a Nota Fiscal Eletrônica.

A diferença para o SPED contábil

A escrituração digital de escrituração, também conhecida como SPED, é uma alternativa à escrituração convencional das empresas. A ideia é armazenar e compartilhar essas informações em uma plataforma virtual, utilizando informações do livro Razão, dos balanços, balanços e fichas de lançamento.

A transmissão desses documentos é obrigatória somente para as empresas que possuem lucro real, dispensando-as do Simples Nacional.

Em resumo, enquanto o SPED Fiscal foca na escrituração digital das operações fiscais e tributárias das empresas, o SPED Contábil trata da digitalização dos registros contábeis e financeiros das mesmas. Ambos visam aumentar a transparência, facilitar o cumprimento das obrigações acessórias e melhorar a fiscalização por parte dos órgãos governamentais.

Como emitir o SPED fiscal do jeito certo?

O documento de responsabilidade fiscal é encaminhado por meio de uma plataforma virtual, na qual todos os dados e informações referentes às questões fiscais da empresa são preenchidos. A preenchimento desse arquivo eletrônico é uma das questões que mais causam inquietação nas organizações.

Não há um processo complexo que cause maiores problemas, mas é crucial ter cautela para que os parâmetros corretos sejam seguidos ao emitir o SPED fiscal. Veja, a seguir, como fazer esse procedimento de forma correta!

Blocos de informação

Os blocos de informação são divisões de preenchimento para garantir que todas as informações fiscais sejam devidamente enviadas no documento eletrônico. São eles:

• Bloco 0: Abertura, Identificação e Referências;
• Bloco B: Escrituração e Apuração do ISS;
• Bloco C: Documentos Fiscais I — Mercadorias (ICMS/IPI);
• Bloco D: Documentos Fiscais II — Serviços (ICMS);
• Bloco E: Apuração do ICMS e do IPI;
• Bloco G: Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente — CIAP;
• Bloco H: Inventário Físico;
• Bloco K: Controle da Produção e do Estoque;
• Bloco 1: Outras Informações;
• Bloco 9: Controle e Encerramento do Arquivo Digital.

Prazo de entrega

As empresas devem manter-se atentas aos prazos de envio do documento fiscal. A escrituração das atividades da empresa é uma garantia de que as obrigações legais sejam cumpridas.

O SPED fiscal é enviado anualmente e as informações são referentes às operações e apurações de impostos referentes ao período. Nesse caso, o primeiro dia do mês é o dia inicial do Registro 0000 e a data final é o último dia do mês.

Em relação aos prazos, é importante prestar atenção na legislação estadual. O prazo para a entrega é definido de maneira diferente nessas áreas. Adicionalmente, há a questão do enquadramento tributário, o que também afeta os prazos.

Como faço para enviá-lo?

A transmissão não apresenta muitos obstáculos e a principal tarefa consiste em preencher as informações referentes às atividades da organização. Naturalmente, todos esses registros são enviados ao fisco, que recolhe os dados e os computa em seu sistema, o que torna esse processo ágil.

O PVA, uma aplicação desenvolvida pela Receita Federal, é disponibilizado no site da Receita Federal do Brasil.

O arquivo é gratuito e o processo é simples: basta importar o SPED e o PVA confirmar as informações, fazer a assinatura digital e, então, enviar os dados do documento eletrônico automaticamente.

Quais os erros mais comuns na emissão desse documento?

Um dos grandes problemas que as companhias podem enfrentar com o SPED fiscal são os erros no preenchimento e na emissão dos documentos. Embora o procedimento seja tranquilo, a quantidade de dados pode ser um fator que possa causar algum tipo de inconveniente.

Durante todo o processo, o ideal é que o Manual de Orientação seja consultado. Ele ensina como criar o arquivo e como conduzir todo o processo, evitando erros básicos que, muitas vezes, são cometidos. A relevância de não se envolver nesses problemas é justamente o atraso e o transtorno que podem causar.

Em geral, esses descuidos impedem o envio, o que é um problema recorrente e que gera incertezas, uma vez que a maioria dos usuários não tem noção do motivo. Por conseguinte, é crucial ler o manual e manter a atenção durante todo o procedimento. Os principais erro são:

Preenchimento inapropriado ou incompleto de campos obrigatórios.

Inúmeras informações em cadastros de fornecedores ou clientes da companhia inseridas de forma errônea.

Descuidos ao emitir as notas.

Deixar de utilizar a NF-e, ou seja, seu formato digital.

Deixar de manter a escrituração da fatura.

Informações que se desvinculam.

O SPED fiscal é um projeto que tem como objetivo facilitar bastante a vida das companhias, reduzindo o trabalho manual e tornando a operação mais ágil e prática. Com cautela nos possíveis erros e com as informações corretas, é possível fazer as transmissões sem maiores problemas.

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